Digitala möten är i många branscher en självklar del av arbetslivet, men det kan vara en utmaning att få dem att bli lika produktiva och effektiva som fysiska möten. Men med några enkla strategier kan du skapa mer fokuserade och engagerande möten, även om de sker digitalt. Här ger vi dig våra bästa tips!
Goda förberedelser är nyckeln
Att ha en tydlig agenda är avgörande för att göra ett digitalt möte produktivt. Om du är väl förberedd blir det enklare för deltagarna att hålla fokus och diskutera. Skicka ut agendan i förväg, gärna tillsammans med eventuellt förberedande material. Detta ger alla en chans att komma förberedda och kunna bidra med insiktsfulla inlägg under mötet.
Skapa rätt tekniska förutsättningar
Tekniska problem är en av de största tidstjuvarna i digitala möten. Säkerställ att både du och dina deltagare har tillgång till en stabil internetanslutning och att ljud och video fungerar som de ska.
Använd en plattform som är enkel att hantera och som alla deltagare är bekanta med. Ta gärna en snabb teknisk genomgång i början av mötet för att undvika störningar senare.
Engagera deltagarna
Ett vanligt problem i digitala möten är att vissa deltagare kanske inte tar plats eller kommer till tals. För att undvika detta bör du se till att skapa engagemang under mötet. Ställ frågor direkt till deltagarna, och var öppen för diskussion och input. Du kan även använda digitala verktyg som omröstningar eller interaktiva whiteboards för att få fler att delta aktivt.
Om mötet är långt kan du bryta av med korta pauser eller aktivitetsblock för att hålla energin uppe.
Avsluta med information om nästa steg
Ett produktivt möte kräver tydlig och konkret information om nästa steg i processen. Sammanfatta de viktigaste punkterna och klargör vem som ansvarar för olika uppgifter och deadlines. Om ni använder ett projektverktyg kan ni lägga in de nya uppgifterna där direkt, vilket underlättar uppföljningen.
Ett skriftligt mötesprotokoll med vad ni har diskuterat och vilka beslut ni har tagit kan skickas ut efteråt så att alla vet vad som förväntas.
Sammanfattning
Att hålla produktiva digitala möten kräver både planering och struktur. Genom att vara väl förberedd, minimera risken för tekniska problem och engagera deltagarna kan du skapa ett mer effektivt och givande mötesklimat, även digitalt.