Hur avklarade digitala möten behandlas efteråt är minst lika viktigt som förberedelserna inför och genomförandet under mötets gång. Här får din digitala mötesteknik chans att utvecklas. Läs vidare så berättar vi hur du återkopplar, utvärderar och följer upp digitala möten på bästa sätt.
Återkoppla till mötesdeltagarna
Efter mötet behöver du återkoppla till mötets samtliga deltagare. Det gör du genom att skicka ut mötesprotokollet för alla att ta del av, skicka gärna ut protokollet även till alla andra som berörs av eventuella ändringar, nya bestämmelser eller projektutvecklingar även om de inte deltog i mötet.
Tänk på att skicka ut mötesprotokollet högst två dagar efter genomfört möte. Det underlättar för både dig och de övriga deltagarna om mötesinnehållet fortfarande finns färskt i huvudet.
Informera mötesdeltagarna om att de mer än gärna får återkoppla till dig om de har några synpunkter på mötet.
Det här bör ett mötesprotokoll innehålla:
- Redogörelse för beslut som tagits under mötet
- Vad som ska göras till nästa möte samt vem som är ansvarig och bestämd deadline
- Vilket är nästa steg?
Reflektera och utvärdera mötet
När det digitala mötet är genomfört och du har skickat ut det återkopplande protokollet är det dags att utvärdera och reflektera över dina egna och deltagarnas synpunkter i form av konstruktiv kritik och kommunicerade önskemål.
Här listar vi några bra frågor som kan hjälpa dig i utvärderingsarbetet:
Frågor gällande hela mötesgruppen
- Vad gjordes bra?
- Vad kunde vi ha gjort bättre?
- Hur genomför vi nästa digitala möte på bästa sätt?
Frågor gällande mötesledaren
- Vad gjorde jag bra?
- Vad kan jag tänka på till nästa digitala möte?
- Hur håller jag i nästa möte på bästa sätt?
Uppföljning
Sist men inte minst gör du en uppföljning av genomfört digitalt möte genom att följa upp mötesprotokollets punkter: beslut, ska göras och nästa steg. Inled sedan nästa möte genom att följa upp det föregående mötesprotokollet.