Goda förberedelser är nyckeln

Att ha en tydlig agenda är avgörande för att göra ett digitalt möte produktivt. Om du är väl förberedd blir det enklare för deltagarna att hålla fokus och diskutera. Skicka ut agendan i förväg, gärna tillsammans med eventuellt förberedande material. Detta ger alla en chans att komma förberedda och kunna bidra med insiktsfulla inlägg under mötet.

Skapa rätt tekniska förutsättningar

Tekniska problem är en av de största tidstjuvarna i digitala möten. Säkerställ att både du och dina deltagare har tillgång till en stabil internetanslutning och att ljud och video fungerar som de ska.

Använd en plattform som är enkel att hantera och som alla deltagare är bekanta med. Ta gärna en snabb teknisk genomgång i början av mötet för att undvika störningar senare.

Engagera deltagarna

Ett vanligt problem i digitala möten är att vissa deltagare kanske inte tar plats eller kommer till tals. För att undvika detta bör du se till att skapa engagemang under mötet. Ställ frågor direkt till deltagarna, och var öppen för diskussion och input. Du kan även använda digitala verktyg som omröstningar eller interaktiva whiteboards för att få fler att delta aktivt. 

Om mötet är långt kan du bryta av med korta pauser eller aktivitetsblock för att hålla energin uppe.

Avsluta med information om nästa steg

Ett produktivt möte kräver tydlig och konkret information om nästa steg i processen. Sammanfatta de viktigaste punkterna och klargör vem som ansvarar för olika uppgifter och deadlines. Om ni använder ett projektverktyg kan ni lägga in de nya uppgifterna där direkt, vilket underlättar uppföljningen. 

Ett skriftligt mötesprotokoll med vad ni har diskuterat och vilka beslut ni har tagit kan skickas ut efteråt så att alla vet vad som förväntas.

Sammanfattning

Att hålla produktiva digitala möten kräver både planering och struktur. Genom att vara väl förberedd, minimera risken för tekniska problem och engagera deltagarna kan du skapa ett mer effektivt och givande mötesklimat, även digitalt.

Varför är det bra att ha ett mobilt bredband?

Är din personal ofta på resande fot i jobbet kan ett mobilt bredband vara lösningen för fler digitala möten. Med ett bra mobilt bredband jobbar personalen under mer flexibla former vilket innebär att de kan delta i digitala möten när som helst under arbetsdagen.

Väljer du ett mobilt bredband med mycket surf blir arbetssituationen mer flexibel och din personal kan arbeta i lugn och ro utan att behöva oroa sig för att surfen ska ta slut.

Därför ska du jämföra mobila bredband

För att du ska hitta ett mobilt bredband som passar dig och din personal vid digitala möten behöver du undersöka utbudet genom att jämföra bland olika mobila bredbandslösningar.

På Mobiltbredband.se jämför du enkelt bland Sveriges ledande leverantörer av mobilt bredband. Här får du en bra översikt över vilka olika mobila bredband som finns. På så sätt kan du hitta den bästa lösningen för alla framtida digitala möten.

Se till att de digitala mötena blir av

Genom att du väljer ett bra mobilt bredband som har mycket surf och riktigt bra täckning kan din personal delta i alla viktiga digitala möten oavsett var de befinner sig. Sitter de i bilen, på hotellrummet eller hemma kan de fortfarande vara aktiva deltagare i mötet som får ta del av viktiga beslut, dela med sig av idéer och föreslå lösningar på problem.

En viktig förutsättning för ett lyckat möte är att alla inbjudna har möjlighet att delta. Med ett bra mobilt bredband behöver din personal inte längre missa ett viktigt digitalt möte på grund av dåliga tekniska förutsättningar.

En ordförande bör dock ha fler meriter än att hen hamnade där, om mötet ska leda någon vart. Framför allt vid ett digitalt möte, där kommunikationen blir svårare än vanligt, är det viktigt att det är någon kunnig som leder det. Om ingen mötesdeltagare passar in i rollen, finns det ingen skam i att ta in extern kompetens.

Här kommer tre av de viktigaste kriterierna när det kommer till att välja en mötesordförande.

Tydlighet är ett måste

Den som håller i mötet måste ha en tydlig plan för i vilken ordning allt ska ske. Vid distansmöten framförallt är det lätt att bli distraherade, kanske är det någons mikrofon som inte fungerar som den ska, eller så är det någon som plötsligt försvinner.

För att kunna få mötet på rätt köl igen måste det därför vara någon som är tydlig med vad som ska diskuteras och hur. Det kommer till stor del av förberedelser som gjorts innan mötet.

Led diskussionen

Som ordförande är det även viktigt att se till att mötet kommer fram till något. Det är därför mötet hålls från första början. När någon motsätter sig är det dessvärre lätt att tassa runt beslutet hellre än att bestämma.

Det blir därför upp till den ordförande att ta tag i det. När ett beslut håller på att sväva iväg, blir det upp till ordföranden att bekräfta. Välj dock hellre att ställa frågor som kräver nekande än som kräver bifall.

Till exempel, är det bättre att fråga om någon har invändningar mot x, hellre än att fråga om alla är överens om x. De åstadkommer samma sak, det vill säga att deltagarna får en chans att komma till tals.

Låt alla komma till tals

En annan viktig uppgift för den som leder mötet är att höra alla. Det kan ibland innebära att fråga en av deltagarna direkt, förutsatt att denna har svårt att på egen hand ta ordet.

Genom att försäkra sig om att ingenting är osagt går det dels att undvika dålig stämning, och dels vara säker på att inga fantastiska idéer går till spillo.

1. Öppnar upp för flexibla och effektiva möten

Hur många gånger har ni inte varit med om att ett viktigt möte har behövts skjutas upp, förflyttas eller ställas in på grund av olika anledningar. Att få till ett vanligt jobbmöte kräver mycket organisation och tidsåtgång att både planera och genomföra. 

Genom att använda sig av digitala möten tillåts nyckelpersoner som reser eller befinner sig på annan ort delta i mötet, vilket resulterar i ökad flexibilitet. Eftersom det också frigörs mer tid till att lägga på viktiga arbetsuppgifter och personer skapar de digitala mötena effektivitet. 

2. Beslutsprocessen kortas ned och samarbetsmöjligheter ökar

När jobbmöten behöver skjutas upp för att nyckelpersoner får förhinder tar beslutsprocessen längre tid. Med hjälp av tekniken kan beslutsprocesserna istället göras kortare via digitala möten. 

På samma sätt öppnar digitala möten upp för fler samarbetsmöjligheter när fler personer kan närvara vilket i sin tur också kan leda till ökad framgång för ditt företag. 

3. Håller kostnaderna nere

Förutom ökad flexibilitet och effektivitet bidrar digitala möten också till att hålla nere kostnader. De minskade kostnaderna beror främst på att det inte behöver läggas pengar på kostnader som annars läggs på resor och lokaler. 

3. Stressnivåerna minskar

Digitala möten minskar också stressnivåer. Istället för att försöka pussla ihop en vardag med jobbmöten som innebär långa resor och övernattningar finns det i högre utsträckning möjlighet att fokusera på en tydligare balans mellan jobb och fritid när man tar till digitala möten.

4. Minskad klimatpåverkan

Förutom minskade kostnader och lägre stressnivåer bidrar digitala möten också, sett ur ett större perspektiv, till klimatet. Genom att minska på jobbresandet reduceras också koldioxidutsläppen.