Bra mötesteknik är A och O när digitala möten ska äga rum. Eftersom digitala möten skiljer sig från de fysiska finns det flera nya mötesaspekter att ha i åtanke. Här berättar vi hur du ska gå tillväga för ett fläckfritt digitalt möte.
Viktigt med bra mötesteknik
Viktigt under ett digitalt möte är att det finns en tydligt struktur som skapar ordning och reda under mötet. Genom en tydlig struktur blir syftet med mötet tydligare och deltagarna får också en klarare bild över vem som ska prata om vad och när. Finns det ingen sådan struktur blir det lätt att mötesdeltagarna avbryter eller pratar i mun på varandra.
När mötestekniken brister vid digitala möten är de negativa effekterna starkare än vid fysiska möten. Det beror på att signaler och uttryckssätt som vi människor skickar mellan varandra under möten i det verkliga livet inte får ta lika mycket plats när digitala möten äger rum.
Under till exempel telefonmöten kan mötesdeltagarna inte se varandra och vid video- och webbmöten finns det alltid en risk för fördröjningar.
Vilken typ av möte ska hållas?
För att du ska kunna bestämma mötets struktur behöver du veta vilket typ av möte du ska hålla i. Digitala möten kan utföras via video, webb och telefon och vilka mötestyper som passar de olika varianterna skiljer sig.
Här listar vi vilka digitala och resfria möten som passar bäst till video, webb och telefon:
Video
- Korta och återkommande möten
- Möten för projektstart
- Projektmöten som hålls enligt rutin
- Kreativa diskussionsmöten
- Workshops med ett tidsomgång på under två timmar
- Seminarium med ett tidomfång på under två timmar
- Projektuppföljande möten
- Informationsmöten
Webb
- Korta och återkommande möten
- Projektmöten som hålls enligt rutin
- Seminarium med ett tidomfång på under två timmar
- Projektuppföljande möten
- Informationsmöten
- Resefritt anpassad utbildning
Telefon
- Korta och återkommande möten
- Projektmöten som hålls enligt rutin
Mötesordföranden behöver veta sin roll
När mötestekniken och mötestypen har bestämts behöver du se över din roll som mötesordföranden. Du sitter på en viktig roll och behöver vara en tydlig ledare för att se till att mötestekniken följs till punkt och pricka. Alla som deltar under det digitala mötet kommer må bra av ordning och reda.
Som mötesordförande behöver du också se till att fördela ordet så att alla engageras och blir en del av mötet. I det här är det också viktigt att du skapar en god och positiv stämning, med reservation för vad mötet ska handla om.
Fördela tiden lika till alla deltagare och kanske viktigast av allt, se till att alla får möjlighet att dricka sitt kaffe.