Videomöten är en fantastisk resurs, och det närmsta man kommer ett fysiskt möte på distans. Får man dem att fungera som de ska, med en ordentlig uppkoppling, är det få saker som inte går att göra.
Hur ett videomöte går till
För att ett videomöte ska flyta på behöver varje deltagare ha tillgång till en kamera. Sitter delar av mötet på samma plats, exempelvis på ett kontor, kan dessa använda samma kamera.
När ordföranden startar mötet bör alla deltagare redan ha gjort sig redo, och sett till att kamera och mikrofon fungerar som de ska. Att fippla med en kamera blir annars lika distraherande som att springa in på ett fysiskt möte sent. Se därför till att förbereda dig ordentligt inför mötet.
I mötet kan deltagarna sedan välja att visa sitt ansikte eller peka ut specifika saker i en presentation eller en graf.
Så får du det att flyta på
Så fort en kamera är involverad blir det fler aspekter att tänka på. Det kan därför vara bra att börja ställa upp allt så mycket som en halvtimme innan mötet börjar.
Tänk på att om det finns allt för mycket ljus bakom dig blir ditt ansikte svårt att se. Då försvinner en stor del av syftet med mötet. Välj därför att sitta riktad så att ljuset är framför dig, då det dessutom gör det lättare för dig att se övriga deltagare på skärmen.
Videons kvalitet beror på många saker, däribland uppkopplingen. Det är lätt att förbättra uppkopplingen genom ett bättre mobilt bredband, men det är svårt att åtgärda precis innan mötet.
Två snabbare åtgärder kan därför vara att undvika lysrörsbelysning, då de lätt ger ett flimmer i bilden. Det är också smart att undvika småmönstrade toppar, då dessa tenderar att vara svårare för kameran att uppfatta.
Fördelar med videomöten
Den uppenbara fördelen med ett videosamtalet är just videon – det går att se varandra. Det gör det betydligt enklare att få fram viktiga poänger och att undvika missförstånd.
Att alla ser allt som försiggår innebär dessutom att alla involverade Det kan även vara bra om någon samtidigt försöker visa en presentation eller liknande, då alla deltagare ser allt i realtid.
Nackdelar med videomöten
Ett videomöte kan bli omständligt om det är många parter involverade. Det är lika svårt att planera in som ett fysiskt möte, eftersom alla parter behöver vara på specifika platser när mötet börjar. Det finns många aspekter i den logistiken som kan krångla.
Det blir dessutom, förutsatt att uppkopplingen vacklar ibland, lätt att ljud och bild bli osynkade eller hackar. Inte bara blir det en distraktion, det kan även förstöra de poänger som deltagaren försöker att framföra. I dessa fall kan ett chattmöte vara att föredra, då de gör det lättare att fokusera på mötets ämne.